Contrato Eventos

Km 62.5 vía Santa Marta – Riohacha (Sierra Nevada de Santa Marta)
[email protected] – www.lajorara.com
+57 (313) 427 4434 – (312) 684 4848



CONTRATO DE EVENTOS

Entre los suscritos UNIQUE COLOMBIA S.A.S, empresa legalmente constituida y domiciliada en Santa marta, con Nit 900463801-4, propietaria del establecimiento de comercio ECO HOTEL FINCA LA JORARÁ, que en adelante se denominará “EL HOTEL”, por una parte, y, por la otra,        XXXX           , identificada con C.C___NIT ___  .          XXXX                       , quien en adelante se llamará “EL CLIENTE”, han convenido en celebrar el presente contrato para la realización de un evento denominado: Matrimonial___, Congresos___, Convenciones____, Cumpleaños___, Retiros espirituales___, Conferencia ___, otro___,  el cual ha de regirse por las condiciones y términos que a continuación se detallan:

CLÁUSULA PRIMERA: El Hotel garantiza la reserva (parcial o total) del establecimiento ECO HOTEL FINCA LA JORARÁ para la celebración de un evento                              , únicamente durante el tiempo establecido en el PRESUPUESTO, enviado con anterioridad a “EL CLIENTE”,  el cual hace parte integral del presente contrato.

PARÁGRAFO PRIMERO: Dicha garantía tendrá su plena vigencia siempre y cuando “EL CLIENTE” dé estricto cumplimiento a las condiciones particulares y generales a que se obliga mediante el “PRESUPUESTO” y el presente contrato, tales como: A) Modalidades y forma de pago para la reserva establecidas en el presupuesto; B) Obligación de pagar los servicios, gastos y consumos extras por parte del cliente, sus invitados, asesores o contratistas, así como cualquier daño que sufran los enseres y demás bienes del HOTEL, todo de conformidad con la determinación o liquidado efectuada por el HOTEL; C) Obligación de pagar el tiempo y servicio extras, más allá del tiempo máximo contratado, de conformidad con la tarifa establecida en el PRESUPUESTO, por cada hora extra o suplementaria, junto con el costo de servicio de meseros, cocineros y demás personal de servicio. Sin embargo, dado el supuesto de incumplimiento de cualquiera de las condiciones pactadas, el “HOTEL” quedará expresamente facultado para dejar sin efecto la presente cláusula, pudiendo disponer libremente de las instalaciones o espacios del “HOTEL” sin que por ello pueda “EL CLIENTE” presentar reclamación alguna.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Convienen las partes, igualmente, que las políticas de “SOSTENIBILIDAD DE LA JORARA”, contenidas en el documento publicado en la página web del “HOTEL”, así denominado, hará parte integral del presente contrato y su observancia constituye obligación irrestricta por parte del “EL CLIENTE”, sus invitados, proveedores o terceros contratados por el. 

CLÁUSULA SEGUNDA: Política de Eventos – El CLIENTE se compromete a observar y cumplir estrictamente la Política de Eventos establecida por el HOTEL, detallada a continuación: 1) EL CLIENTE debe conocer y firmar previamente el contrato de Eventos. 2) No se permite el servicio de Catering,  alimentación y bebidas con proveedores externos contratados por fuera del HOTEL. 3) Todo servicio contratado por el CLIENTE con proveedores externos, tales como: decoradores, fotógrafos, estilistas, músicos, artistas, bailarines, DJs, luces especiales, etc, por fuera del HOTEL, deberá ser solicitado e informado previamente para su validación y aprobación por parte del HOTEL. Esta solicitud deberá realizarse en un plazo no inferior a 15 días hábiles anteriores a la fecha del evento. 4) La entrada de cualquier proveedor externo al evento tendrá un valor de 50.000 pesos por persona, incluida bebida de bienvenida. 5) El HOTEL se reserva el derecho de admisión. 6) La entrada de invitados de último momento y demás visitantes externos que participen del evento tiene un costo de 300.000 pesos por persona, incluyendo bebida de bienvenida, uso de zonas sociales, sillas y servicios complementarios, con excepción de alojamiento y alimentación. 7) Los niños menores de 3 años tienen un descuento del 30% del valor o costo por persona; los niños mayores de 3 años pagan tarifa normal. 8) EL daño o ruptura de cualquier menaje como: vasos, copas, jarras, lencería, toallas, y demás muebles y enseres, deberá ser pagado por el CLIENTE en las instalaciones del HOTEL antes de su salida. 9) El uso de planchas,  secadores de pelo, equipos de sonido, parlantes, luces, baterías externas, cafeteras, hervidoras, hornos, y semejantes, debe ser informado previamente a la recepción y personal de servicio, teniendo en cuenta que se hace necesario un generador eléctrico especial durante el tiempo de uso. El servicio de planchado tiene un costo adicional previamente informado por el HOTEL, según el número y tipo de prendas.  10) Por razones de seguridad, salubridad y garantía del servicio no se permitirá el servicio de descorche en ningún caso. Para requerimientos especiales de marcas de licor, empaques, tamaños y presentaciones, por favor informar al HOTEL previamente con una antelación de 15 días como mínimo. 11) Se debe tener en cuenta que HOTEL provee decoraciones y arreglos florales básicos incluidos en el plan; por consiguiente, si se requieren condiciones, calidades y presentaciones especiales, se deberá informar previamente al HOTEL con 15 días de anterioridad al evento, con la finalidad de cotizar en detalle su costo. Así mismo, para alimentos, menús, dietas, montajes o logísticas especializadas, grupos musicales, mascotas, transportes y demás servicios requeridos.   

CLÁUSULA TERCERA – Reserva y Forma de pago. La reserva únicamente procederá mediante el pago del 30% del valor total del evento establecido en el “PRESUPUESTO”,  previamente informado y acordado. El saldo del 70% deberá ser pagado en su totalidad a más tardar 10 días antes de la fecha de realización del evento, establecida en el “PRESUPUESTO”. Por estos conceptos se podrán hacer abonos parciales que deberán ser informados al HOTEL una vez efectuados, todo de conformidad con el plazo aquí establecido. 

CLÁUSULA CUARTA: Número de Asistentes – El CLIENTE se compromete a informar y garantizar la asistencia de un número determinado de personas, para efectos de confirmar montaje, sillas, y servicio de alimentos y bebidas, entre otros, debiendo notificar al HOTEL cualquier cambio del número de asistentes dentro de los 10 días anteriores a la realización del evento. Si el CLIENTE resuelve reducir el número de asistentes o invitados al evento y omite notificar al HOTEL esta novedad, dentro de los 10 días aludidos, el HOTEL cobrará el valor por el número de asistentes inicialmente determinado. 

CLÁUSULA QUINTA: Horarios – La duración del evento contemplado dentro del valor del plan adquirido es de 8 horas. Por lo general de 4 p.m. a 12 de la media noche, salvo los eventos que por su naturaleza o dinámica se realicen en horas de la mañana. Este horario aplica para personal de cocina, vigilancia, servicio y atención en general. Si el CLIENTE requiere extender el tiempo de reserva del establecimiento y servicio personalizado, a partir de este momento se cobrará un valor extra por cada hora adicional de $300.000 pesos, más el valor del trabajo suplementario o extra del personal que requiera el evento. 

El horario de check-in en el hotel es 2 p.m. y de check-out 12 del día. 

CLÁUSULA SEXTA: Equipos, materiales e insumos – Atendiendo a la normatividad ambiental y de seguridad industrial, está prohibido el uso de fuegos artificiales, convencionales, sprays decorativos, serpentinas y papelillos, chispas, pitos, bengalas, globos, etc. dentro de las instalaciones del HOTEL, incluyendo la playa.  No se permite clavar, pintar, pegar, dañar, perturbar y en general alterar el estado original de la flora y fauna silvestres, el mobiliario y paredes del establecimiento.

Para la instalación de materiales publicitarios, decorativos, equipos de sonido, amplificadores, luces, equipos fotográficos, montaje y desmontaje de decoraciones especiales, el CLIENTE deberá contar con autorización expresa del HOTEL y traer su propio personal especializado. Si lo prefiere, estos servicios podrán ser contratados a través del HOTEL.

CLÁUSULA SÉPTIMA: Cancelación o aplazamiento –  Si el evento se cancela por cualquier causa o motivo imputable al CLIENTE, el HOTEL se reserva el derecho a retener el 50% del valor de los pagos o abonos realizados por el CLIENTE hasta la fecha, por concepto de gastos administrativos e indemnizaciones por los daños y perjuicios que dicha cancelación le acarrearía al HOTEL. Se considera como causa o motivo de cancelación del evento, imputable al CLIENTE, las discrepancias o diferencias relacionadas con su realización, surgidas entre el organizador o intermediario del evento y el CLIENTE, en cuyo caso, igualmente, se retendrá el 50% de los abonos realizados hasta ese momento en favor del HOTEL, como compensación de daños y perjuicios.  Dependiendo de la fecha de cancelación y la proximidad del evento,  el HOTEL considerará el reintegro o no del remanente del otro 50% a favor del CLIENTE, de conformidad con la siguiente escala: a) Se reintegrará el 100% del remanente del 50% si la solicitud de cancelación del evento se hace dentro de un término no inferior a 30 días calendario de la fecha del evento; b) Se reintegrará el 50% de dicho remanente, si la cancelación del evento se hace dentro de un término no inferior a 15 días calendario antes de la fecha del evento; c) No habrá lugar a reintegro si la cancelación se hace dentro de los 15 días anteriores a la fecha del evento. 

El CLIENTE deberá presentar solicitud de reintegro por escrito, y el HOTEL efectuará el pago en un término no inferior a 15 días hábiles contados a partir de la solicitud. 

Si el evento se pospone de fecha, el mismo quedará sujeto a la disponibilidad de espacios o dependencias del HOTEL, sin que esta circunstancia implique obligación o compromiso para el establecimiento hotelero. 

CLÁUSULA OCTAVA – Impuestos, tasas, contribuciones, seguros y demás imposiciones de ley – Serán de cargo del CLIENTE  los impuestos, tasas, contribuciones, seguros y demás obligaciones de carácter legal establecidos por las autoridades locales, regionales o nacionales, que tengan relación directa o indirecta con la ejecución y desarrollo del presente contrato.

CLÁUSULA NOVENA – Fuerza mayor o caso fortuito. – No se considera incumplimiento por parte del HOTEL en caso de que el evento a que se refiere el presente contrato no se pueda llevar a cabo en la fecha prevista, por alteración de las operaciones normales del HOTEL, como la fuerza mayor o caso fortuito, tales como: desastres naturales, disturbios sociales y políticos, huelgas, disputas laborales, etc.  De presentarse esta situación, el HOTEL reintegrará al cliente, previa solicitud, los abonos efectuados  o bien, de común acuerdo,  posponer el evento para futuras fechas, según la disponibilidad de áreas o espacios del HOTEL. 

El HOTEL destaca su misión de “Ser líderes en experiencias de naturaleza”, y consciente del entorno que ocupa, convoca y persuade a sus visitantes a interpretar el lugar como un santuario ecológico, en donde por antonomasia  la conservación y el respeto por la naturaleza es el eje central del comportamiento humano. Por consiguiente, demanda de sus visitantes compresión y tolerancia frente a vicisitudes o imprevistos que se puedan presentar durante su permanencia en el establecimiento.

Para constancia se expide en la ciudad de Santa Marta, a los _____ días del mes de ___________ del año ________. 




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El HOTEL                                                                                       EL CLIENTE                               
Eco Hotel Finca La Jorará                                                         CC #
RNT 30345